« Attends, tu as quelle version ? »
Cette phrase mérite presque son propre bouton dans Excel.
Tu ouvres un fichier, ton collègue en ouvre un autre, les deux portent quasiment le même nom et pourtant le chiffre n’est pas le même. On commence alors l’archéologie : date de modification, pièce jointe d’un vieux mail, dossier partagé, copie locale, fichier « FINAL », fichier « FINAL_OK », puis le mythique « FINAL_OK_BIS ».
Le problème n’est pas forcément Excel. Le problème est souvent qu’une même information a commencé à vivre à plusieurs endroits.
Une copie n’est jamais juste une copie
Quand tu recopies une donnée dans un deuxième fichier, tu crées aussi une deuxième responsabilité de mise à jour.
Le prix d’un produit est dans l’ERP, dans le tableau commercial et dans un modèle de devis ? Très bien. Chaque changement doit maintenant être répercuté trois fois, ou bien les trois vérités vont commencer à diverger.
Ce n’est pas une question de discipline individuelle. C’est mécanique.
Plusieurs vues, aucun problème. Plusieurs vérités, beaucoup plus.
Un directeur n’a pas besoin de voir le détail opérationnel. Un client ne reçoit pas le même document que l’équipe. Un export peut être nécessaire pour travailler ailleurs.
Donc oui, plusieurs vues peuvent être utiles.
Ce que j’éviterais, c’est que chacune devienne modifiable séparément sans que personne ne sache laquelle fait foi.
La bonne question est simple : si deux valeurs se contredisent, où va-t-on chercher la réponse officielle ?
L’IA peut retrouver l’écart. Elle ne choisira pas ta source de vérité.
On peut très bien utiliser une IA pour comparer deux fichiers, repérer des différences ou expliquer pourquoi deux totaux ne correspondent pas.
C’est utile.
Mais si les fichiers divergent à nouveau la semaine suivante, on a traité le symptôme. Pas le fonctionnement.
Quelqu’un doit décider où l’information est créée, qui peut la modifier et comment les autres documents en dépendent.
- Quelle information est commune aux deux ?
- Où est-elle créée la première fois ?
- Qui la modifie réellement ?
- Pourquoi est-elle recopiée ?
- Lequel des deux fichiers devrait dépendre de l’autre ?
La source de référence n’a pas besoin d’être parfaite. Elle a surtout besoin d’être claire.
Sinon, tu peux passer beaucoup de temps à automatiser les synchronisations d’un système qui ne sait toujours pas quelle donnée croire.