Il y a des tâches qu’on ne choisit plus vraiment de faire.
Le tableau du lundi. Le reporting du vendredi. Le mail récap envoyé à six personnes. La copie du fichier dans « suivi direction ». Une vérification ajoutée il y a trois ans après un incident dont plus personne ne se souvient.
La tâche est devenue une partie du décor.
Et quand on cherche à gagner du temps, on a vite envie de l’automatiser.
Moi, je poserais une question avant : si on ne la faisait pas cette semaine, qu’est-ce qui se passerait vraiment ?
« On a toujours fait comme ça » est une information
Pas forcément une mauvaise réponse. Mais une information intéressante.
Une tâche a souvent eu une très bonne raison d’exister. Un client demandait ce format. Un responsable voulait ce suivi. L’ancien logiciel ne permettait pas de faire autrement. On avait besoin d’une double vérification.
Puis le contexte change et la tâche reste.
Personne ne l’a décidée une deuxième fois. On continue simplement à la faire parce qu’elle est inscrite dans le lundi matin.
Tu remplis un tableau chaque vendredi. Très bien.
Qui l’ouvre ? Pour décider quoi ? Quelle information lui sert vraiment ? Que se passe-t-il si une colonne n’est pas remplie ?
Si personne n’arrive à répondre clairement, automatiser le tableau ne le rendra pas plus utile. Tu produiras juste une chose inutile plus vite et avec une jolie petite roue dentée derrière.
Je garde cet ordre : supprimer, simplifier, standardiser, automatiser
Supprimer si le résultat n’a plus d’utilité. Simplifier si on peut arriver au même résultat avec moins d’étapes. Standardiser si chacun refait la tâche à sa manière sans raison. Automatiser quand le fonctionnement est assez clair pour mériter d’être figé.
L’ordre compte. Une mauvaise tâche automatisée devient souvent plus difficile à remettre en cause, justement parce qu’elle « ne prend plus de temps ».
J’aime bien cet exemple parce qu’il arrive partout.
Un fichier contient les données. Un deuxième reprend presque les mêmes informations « pour le responsable ». Chaque semaine, quelqu’un copie, adapte et remet en forme.
Le réflexe technique consiste à automatiser la copie.
Le réflexe organisationnel consiste d’abord à demander pourquoi le responsable utilise le deuxième fichier. Le premier est illisible ? Il n’a pas accès ? Il a besoin de trois indicateurs et pas de trente colonnes ?
Selon la réponse, l’automatisation peut être pertinente. Ou complètement à côté du sujet.
Trois questions suffisent déjà
Qui utilise ce que je produis ? Pour faire quoi ? Et que se passe-t-il si je ne le produis pas ?
Si les réponses sont nettes, améliore la tâche.
Si elles deviennent floues, ne commence surtout pas par l’outil. Tu viens peut-être de trouver du temps à gagner sans automatiser quoi que ce soit.